Qué revisar antes de constituir su SAS

Constituir una SAS en Colombia hoy es rápido, barato y se puede hacer en un par de días. Eso es justo el problema. Rápido no es lo mismo que bien hecho, y los errores de una constitución mal pensada casi nunca aparecen el primer día: aparecen seis meses después, cuando ya cuesta más corregirlos que haberlos evitado. Esto es lo que revisamos con cada cliente antes de que firme.

El objeto social no es un trámite de relleno

Es común redactarlo genérico, copiando y pegando un modelo de internet, "para que quede amplio". El problema llega después: si en el futuro quiere tramitar una licencia (de seguridad y salud en el trabajo, por ejemplo), la autoridad que la otorga revisa que el objeto social describa con precisión esa actividad, no que la mencione de pasada entre otras veinte. Si no calza, toca reformar los estatutos, y eso tiene un costo aparte: solo el derecho de inscripción ronda los $73.000, más el impuesto de registro departamental, que en el Valle del Cauca está en el tope de la ley. La reforma completa puede superar los $300.000.

Elegir bien a quién le confía la representación

Los socios que entran a la sociedad, y quién queda como representante legal principal y quién como suplente, son decisiones que definen quién puede comprometer legalmente al negocio frente a terceros, y quién responde si algo sale mal. Vale la pena pensarlo con la misma seriedad con la que se piensa el objeto social, no resolverlo al final, de afán, solo para poder firmar.

Los libros que hay que abrir desde el primer día, no cuando alguien los pida

Toda SAS debe llevar un Libro de Actas de Asamblea y un Libro de Registro de Accionistas, inscritos en el Registro Mercantil. Es sorprendentemente común que una empresa lleve dos o tres años operando sin haberlos abierto nunca, hasta que un banco, un inversionista o una entidad de control los pide, y ahí no hay forma de improvisar dos años de actas que nunca se escribieron.

Dos registros que no dan tregua, tenga o no local

La matrícula mercantil se renueva cada año, a más tardar el 31 de marzo. Si se deja de renovar cinco años seguidos, la Cámara de Comercio puede cancelar la matrícula de oficio. Y hay un segundo registro que muchos pasan por alto: la inscripción ante Industria y Comercio del municipio donde se opera, que aplica con establecimiento de comercio o sin él.

Y todo esto es apenas el comienzo

Constituirse no es el final del trámite: es el principio de una operación con responsabilidades tributarias reales, que merecen su propio espacio. Revíselas en Las responsabilidades tributarias que vienen con su SAS. Y si su objeto social toca actividades contables, hay un tema adicional que no puede pasar por alto; se lo explicamos completo en Requisitos de una SAS para contadores que quieren montar su firma.

Formalizar bien desde el principio cuesta lo mismo que hacerlo mal; la diferencia es que lo primero no le cobra la factura seis meses después. Si está pensando en dar el paso, con gusto revisamos su caso puntual antes de que firme, no después.